Macam Peralatan Kearsipan

1.      Map

Yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

Jenisnya terdiri 4 macam:

    a.    Map biasa yang sering disebut stopmap folio

    b.    Stopmap bertali (portapel)

    c.    Map jepitan (snelhechter)

   d.   Map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.

Posisi penyimpanan:

  a. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak.

 b. Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam filing cabinet

   c. Portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip

2.      Folder

Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.

3.      Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang berguna untuk:

a.       Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

b.      Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya.

c.       Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya.

Macam-macam guide:

a.       Guide besar

Mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio. 

b.      Guide kecil

Mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri.

Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

4.      Filing Cabinet

Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

Ada dua jenis filing cabinet yaitu:

a.       Lateral filing cabinet

Yaitu almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip.

b.      Drawer type filing cabinet

Yaitu almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah, terbuat dari plastik atau jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab.

5.      Almari Arsip

Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervasi, biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.

Berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun di dalam rak arsip.

6.      Berkas Kotak (Box file)

Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).

7.      Rak Arsip

Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

Arsip ditempatkan dirak susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah.

8.      Rotary Filling

Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

9.      Cardex (Card Index)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu ini berukuran 15 x 10 cm. kartu ini dapat memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

10.  File yang dapat dilihat (Visible reference record file)

Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.

11.  Kartu Kendali

Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:

a.       Indeks subjek, kodeklasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K (kolom masuk/keluar).

Kolom indeks adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat.

b.      Hal

Kolom hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat

c.       Isi ringkas

Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas

d.      Lampiran

Kolom lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya

e.       Dari

f.       Kepada

g.      Tanggal, nomor surat

Kolom dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat

h.      Nama pengolah

Kolom nama pengolah diisi nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya

i.        Paraf (tanda tangan)

j.        Catatan

Kolom catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang

Contoh format Kartu Kendali

Indeks/Subjek	Kode	TanggalNo. Urut	MK
Hal
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada
Tanggal		No. Surat
Pengolah		Paraf
Catatan

15.  Kartu Pinjam Arsip

Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk:

a.       Disertakan pada surat yang dipinjam

b.      Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam

c.       Pada berkas pengingat

Contoh Kartu Pinjam Arsip

KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS
PeminjamNama : Unit   :
Arsip/Berkas Yang DipinjamPokok surat      :                                  Tanggal/No. surat  : Dari                  :                                  Kepada                  :
Tanggal pinjam:	Tanggal kembali      :
Tanda tanganPeminjam         :	Tanda tanganPengembalian

16.  Portepel

Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat. Fungsinya untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut

17.  Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

Berhubungan dengan masalah penyusutan arsip, idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan.